2016-07-20

Struktura organizacyjna i zadania Biura

Wykaz komórek organizacyjnych Biura

  • Oddział Transportu i Konserwacji
  • Archiwum Zakładowe w Łomży- jako oddział w Biurze
  • Stanowisko pracy do spraw bhp i ppoż., podległe w zakresie realizacji zadań bhp bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu
  • Zamiejscowe stanowisko pracy do spraw gospodarczych w Łomży
  • Stanowisko pracy do spraw organizacyjnych
  • Oddział Administracyjno- Gospodarczy
  • Stanowisko pracy do spraw koordynowania zakupów dostaw i usług
  • Oddział  Zaopatrzenia i Budżetu


Do zadań Biura Obsługi Urzędu należy w szczególności prowadzenie spraw:
 

1. W zakresie spraw  gospodarczych:

  • zapewnienie właściwych warunków pracy i funkcjonowania Urzędu,
  • zlecanie  wykonania usług pocztowych,
  • prowadzenie spraw związanych z zakupem sprzętu i wyposażenia Urzędu,
  • przygotowywanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych finansowanych ze środków na działalność administracyjno-gospodarczą Urzędu,
  • prowadzenie kancelarii i składu chronologicznego Urzędu,
  • przygotowywanie dokumentacji na zakup usług i dostaw, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, na potrzeby funkcjonowania Urzędu w ramach projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, realizowanych przez Wydział Programów Rządowych i Funduszy Europejskich,
  • prowadzenie spraw dotyczących prenumeraty prasy, publikacji ogłoszeń w prasie;


2. W zakresie zarządzania majątkiem Urzędu:

  • administrowanie nieruchomościami Skarbu Państwa, będącymi w trwałym zarządzie lub użytkowanymi przez Urząd, z wyłączeniem przejść granicznych,
  • oddawanie nieruchomości lub ich części w najem, dzierżawę lub użyczenie, w tym zlokalizowanych na przejściach granicznych we współpracy z Wydziałem Infrastruktury,
  • gospodarowanie środkami trwałymi i innymi składnikami majątkowymi Urzędu, w tym prowadzenie spraw związanych z ewidencją oraz zagospodarowaniem, likwidacją, zbyciem mienia ruchomego,
  • zapewnienie sprawnej łączności telefonicznej Urzędu, zarówno stacjonarnej jak i komórkowej oraz prowadzenie rozliczeń z tym związanych,
  • prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem pomieszczeń Urzędu w sprzęt i urządzenia techniczne oraz zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania,
  • prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem samochodów, nie będących własnością pracodawcy, do celów służbowych,
  • prowadzenie spraw dotyczących podatków oraz opłat związanych z nieruchomościami Urzędu, z wyłączeniem przejść granicznych;

 
3. W zakresie transportu i konserwacji:

  • prowadzenie spraw związanych z  taborem samochodowym oraz zapewnienie usług transportowych na potrzeby Urzędu,
  • organizowanie, przeprowadzanie i rozliczanie prac remontowych wykonywanych przez konserwatorów,
  • obsługa techniczna (audiowizualna) spotkań i narad organizowanych przez Urząd i organizatorów zewnętrznych;

 
4. W zakresie archiwizacji dokumentacji:

  • prowadzenie Archiwum Zakładowego oraz współpraca z Archiwum Państwowym w Białymstoku i Suwałkach,
  • gromadzenie i przechowywanie akt zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, których organami założycielskimi byli wojewodowie: białostocki, łomżyński i podlaski,
  • wydawanie dokumentów związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem do celów emerytalnych, rentowych i ustalania kapitału początkowego, na podstawie przechowywanej w archiwum dokumentacji,
  • kontrola wykonywania przez organy samorządu terytorialnego zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz zawartego porozumienia,
  • gromadzenie i przechowywanie akt zlikwidowanych jednostek organizacyjnych podporządkowanych Wojewodzie lub przez niego nadzorowanych,
  • bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
  • prowadzenie kancelarii i składu chronologicznego w Archiwum Zakładowym w Łomży,
  • prowadzenie postępowań związanych z uzupełnieniem jednolitego rzeczowego wykazu akt dla klasyfikacji nowych zadań wojewody i organów zespolonej administracji rządowej w województwie,
  • przechowywanie dokumentacji medycznej podmiotu leczniczego, w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej,
  • przechowywanie dokumentów postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych: oświadczeń o braku konfliktu interesów, protokołów oraz orzeczeń wraz z uzasadnieniem;

 
5. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej:

  • prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie,
  • prowadzenie kontroli warunków bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie,
  • współdziałanie ze społecznym inspektorem pracy w Urzędzie,
  • sporządzanie sprawozdań dotyczących warunków bhp w Urzędzie, na potrzeby Dyrektora Generalnego i Państwowej Inspekcji Pracy,
  • udzielanie jednostkom organizacyjnym  nadzorowanym przez Wojewodę i Dyrektora Generalnego pomocy przy wykonywaniu zadań z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
  • dokonywanie, co najmniej raz w roku, oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Wojewodę i Dyrektora Generalnego i przedkładanie tym organom propozycji działań na rzecz poprawy tego stanu,
  • gospodarka odzieżą ochronną i roboczą,
  • prowadzenie spraw ochrony przeciwpożarowej w obiektach Urzędu,
  • zapewnienie sprawowania przez Wojewodę nadzoru nad stanem ochrony przeciwpożarowej w podporządkowanych lub nadzorowanych jednostkach organizacyjnych;

 

6. W zakresie koordynowania zakupów dostaw i usług:

  • koordynowanie spraw w zakresie zamówień centralnych realizowanych przez Centrum Obsługi Administracji Rządowej, w tym zbieranie zapotrzebowani w skali Urzędu, opiniowanie dokumentów przetargowych, nadzór nad realizacją umów,
  • obsługa informatycznej platformy Centrum Obsługi Administracji Rządowej (CeZam) w zakresie przekazywania danych dotyczących zamówień centralnych,
  • koordynowanie i monitorowanie procesu realizacji planów zamówień publicznych powyżej jak i poniżej 30 tys. euro netto w zakresie postępowań Biura,
  • sporządzanie rocznego sprawozdania do Centrum Obsługi Administracji Rządowej z zakresu zamówień publicznych realizowanych samodzielnie oraz przygotowywanie danych do rocznego sprawozdania z zakresu zamówień realizowanych przez Biuro Obsługi Urzędu i Biuro Informatyki i Rozwojów Systemów Informatycznych na potrzeby Biura Organizacji i Kadr,
  • prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Dyrektora Generalnego, związanych z bieżącym funkcjonowaniem Urzędu,
  • zbieranie rocznych potrzeb z komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie bieżących zakupów, finansowanych ze środków będących w dyspozycji Biura, analiza zgłoszonych potrzeb oraz sporządzanie zestawienia zbiorczego,
  • prowadzenie spraw związanych ze zwrotem zabezpieczenia należytego wykonania umów w zakresie kompetencji Biura;

 

7. W zakresie zaopatrzenia i budżetu:

  • planowanie przedsięwzięć budowlanych i remontowych w zakresie budynków Urzędu (remonty, rozbudowy, przebudowy, adaptacje), nadzór nad ich realizacją oraz rozliczanie wykonanych przedsięwzięć inwestycyjnych,
  • przygotowywanie wniosków o uruchomienie postępowań przetargowych na wyłonienie wykonawców w zakresie realizowanych spraw,
  • analizowanie możliwych działań zmierzających do optymalnego wykorzystania środków finansowych będących w dyspozycji biura,
  • utrzymanie w należytym stanie technicznym urządzeń technicznych i instalacji: wodociągowo-kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania, elektrycznej, odgromowej, antywłamaniowej, telewizji przemysłowej itp.,
  • prowadzenie dokumentacji obiektów budowlanych należących do Urzędu,
  • prowadzenie spraw z zakresu ochrony obiektów oraz utrzymania porządku i czystości,
  • prowadzenie spraw w zakresie powielania i drukowania dokumentów,
  • zlecanie wykonania usług konserwacji urządzeń kserograficznych oraz bieżąca kontrola ich realizacji,
  • prowadzenie sprzedaży papierowych egzemplarzy Dziennika Urzędowego, ustalanie ceny wydruku oraz wydawanie wydruków aktów normatywnych i innych aktów prawnych,
  • zaopatrywanie Urzędu w artykuły biurowe i materiały eksploatacyjne,
  • zlecenie wykonania pieczęci, stempli i tablic urzędowych na potrzeby Urzędu,
  • opracowywanie planu zakupów inwestycyjnych Urzędu,
  • opracowywanie, w porozumieniu z Głównym Księgowym Urzędu, projektów planów wydatków na bieżące funkcjonowanie Urzędu oraz dokonywanie analiz ich wydatkowania.

Przeczytaj, jak przetwarzamy Twoje dane

Tożsamość administratora

Administratorem danych jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27.

Dane kontaktowe administratora

Z administratorem można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania

Pani / Pana dane będą przetwarzane w celu realizacji obowiązku prawnego o którym mowa w art. 9 ust. 4 pkt 3) oraz art. 9 ust. 4 a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora tj. Centralnemu Ośrodkowi Informatyki.

Okres przechowywania danych

Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do utrzymania Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej.

Prawa podmiotów danych

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej.

Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa
Telefon: 22 860 70 86

Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych niezbędne, do stworzenia stron Biuletynu Informacji Publicznej, o których mowa w ust. 2, oraz przetwarzania informacji publicznych, w tym ich przeszukiwania według kryteriów przedmiotowych i podmiotowych.




Zapoznałem się