Postępowanie przy załatwianiu spraw z zakresu działalności lobbingowej
Postepowanie jest uregulowane w zarządzeniu nr 166 /2011 Wojewody Podlaskiego z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie sposobu postępowania w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku przy załatwianiu spraw z zakresu działalności lobbingowej.
Zgodnie z zarządzeniem w procesie stanowienia rozporządzeń i rozporządzeń porządkowych Wojewody Podlaskiego uczestniczyć mogą, metodami prawnie dozwolonymi, podmioty wykonujące zawodowo działalność lobbingową lub realizujące czynności wchodzące w jej zakres, polegające na reprezentowaniu interesów osób lub jednostek, na rzecz których działają, zwane dalej „przedstawicielami”.
Projekt rozporządzenia i rozporządzenia porządkowego Wojewody Podlaskiego powinien być niezwłocznie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwanego dalej Urzędem. Obowiązek ten spoczywa na dyrektorze wydziału, który przygotował projekt.
Przedstawiciel zobowiązany jest zgłosić w Punkcie Obsługi Klienta Urzędu zamiar reprezentowania interesów podmiotu, na rzecz którego wykonuje działalność lobbingową, zwany dalej zamiarem. W przypadku bezpośredniego zgłoszenia się przedstawiciela do pracownika Urzędu, pracownik ten jest zobowiązany skierować go do Punktu Obsługi Klienta w celu zarejestrowania w ewidencji zgłoszeń działalności lobbingowej.
Zamiar, o którym mowa wyżej może mieć w szczególności formę:
- wniosku o podjęcie określonej inicjatywy legislacyjnej;
- opinii na temat proponowanych rozwiązań prawnych, zawierającej symulacje skutków ich wdrożenia;
- propozycji odbycia spotkania w celu omówienia określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji.
Po zgłoszeniu zamiaru przez przedstawiciela, pracownik Punktu Obsługi Klienta podejmuje określone czynności:
- odbiera zaświadczenie lub oświadczenie o wpisie do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową oraz pisemne oświadczenie zawierające wskazanie podmiotów, na rzecz których przedstawiciel wykonuje działalność lobbingową;
- dokonuje weryfikacji zamiaru w odniesieniu do kompetencji wojewody i w przypadku jej niepotwierdzenia wskazuje właściwy organ.
Oświadczenie, o wpisie do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: "Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.".
W przypadku, gdy zamiar pochodzi od podmiotu niewpisanego do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, traktuje się go jak wniosek w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
Punkt Obsługi Klienta prowadzi ewidencję zgłoszeń działalności lobbingowej.
W ewidencji zamieszcza się:
- dane podmiotu od którego pochodzi wystąpienie;
- numer kolejny wpisu w rejestrze podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową – jeżeli jest wpisany do rejestru;
- datę wpływu wystąpienia do Urzędu;
- określenie przedmiotu wystąpienia, w tym postulowanych w nim rozwiązań;
- wskazanie podmiotów, na rzecz których działalność lobbingowa jest wykonywana;
- wskazanie wydziału (jednostki), którego sprawa dotyczy.
Po zarejestrowaniu w ewidencji zgłoszeń działalności lobbingowej pracownik Punktu Obsługi Klienta:
- wręcza przedstawicielowi identyfikator z napisem „Przedstawiciel” i kieruje do dyrektora wydziału, który przygotował projekt rozporządzenia lub rozporządzenia porządkowego, lub
- przyjmuje zgłoszenie zamiaru w formie pisemnej i przekazuje do załatwienia właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Urzędu.
Wydziały Urzędu oraz Punkt Obsługi Klienta zobowiązane są do odnotowania każdej próby podejmowania działalności lobbingowej przedstawiciela do tego nieupoważnionego i powiadomienia o tym Wojewody Podlaskiego.
Informacja o zdarzeniu, o którym mowa wyżej jest niezwłocznie przekazywana na piśmie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej.
Wydział Urzędu, do którego zamiar przekazany został w formie pisemnej, udziela występującemu odpowiedzi na piśmie, zgodnie z postanowieniami działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego.
Dyrektor wydziału lub upoważniony przez niego pracownik zobowiązany jest do odbycia rozmowy z przedstawicielem.
Z przebiegu spotkania sporządza się notatkę służbową, zawierającą:
- datę, miejsce spotkania oraz dane osób biorących w nim udział;
- opis przebiegu spotkania - czego dotyczyła i jaki miała cel podjęta działalność lobbingowa;
- podpisy pracowników biorących udział w spotkaniu.
Do notatki służbowej należy dołączyć wszelkie materiały informacyjne i dokumenty dostarczone przez przedstawiciela.
Dyrektor wydziału po odbyciu rozmowy, o której mowa wyżej, zobowiązany jest do niezwłocznego udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej informacji w zakresie:
- określenia podmiotu prowadzącego działalność lobbingową (z wyłączeniem danych adresowych osób fizycznych);
- określenia sprawy, w której działalność lobbingowa była podejmowana, ze wskazaniem celu i zamierzonych efektów podejmowanej działalności.
Biuro Organizacji i Kadr opracowuje, do końca lutego każdego roku, informację o działaniach podejmowanych wobec organu w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.
Informacja, o której mowa wyżej zawiera:
- określenie spraw, w których zawodowa działalność lobbingowa była podejmowana;
- wskazanie podmiotów, które wykonywały zawodową działalność lobbingową;
- określenie form podjętej zawodowej działalności lobbingowej, wraz ze wskazaniem, czy polegała ona na wspieraniu określonych projektów, czy też na występowaniu przeciwko tym projektom;
- wskazanie, jaki wpływ miał podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową w procesie stanowienia prawa w danej sprawie.
Wydziały Urzędu przekazują w terminie do dnia 30 stycznia każdego roku, do Biura Organizacji i Kadr, informację w zakresie określonym powyżej.
Informacja o działaniach podejmowanych wobec organu w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową, po podpisaniu przez Wojewodę Podlaskiego, podlega niezwłocznemu udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej.