2016-11-14

Postępowanie przy załatwianiu spraw z zakresu działalności lobbingowej

Postepowanie jest uregulowane w zarządzeniu nr 166 /2011 Wojewody Podlaskiego z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie sposobu postępowania w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku przy załatwianiu spraw z zakresu działalności lobbingowej.
 

Zgodnie z zarządzeniem w procesie stanowienia rozporządzeń i rozporządzeń porządkowych Wojewody Podlaskiego uczestniczyć mogą, metodami prawnie dozwolonymi, podmioty wykonujące zawodowo działalność lobbingową lub realizujące czynności wchodzące w jej zakres, polegające na reprezentowaniu interesów osób lub jednostek, na rzecz których działają, zwane dalej „przedstawicielami”.
 

Projekt rozporządzenia i rozporządzenia porządkowego Wojewody Podlaskiego powinien być niezwłocznie opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, zwanego dalej Urzędem. Obowiązek ten spoczywa na dyrektorze wydziału, który przygotował projekt.
 

Przedstawiciel zobowiązany jest zgłosić w Punkcie Obsługi Klienta Urzędu zamiar reprezentowania interesów podmiotu, na rzecz którego wykonuje działalność lobbingową, zwany dalej zamiarem. W przypadku bezpośredniego zgłoszenia się przedstawiciela do pracownika Urzędu, pracownik ten jest zobowiązany skierować go do Punktu Obsługi Klienta w celu zarejestrowania w ewidencji zgłoszeń działalności lobbingowej.
 

Zamiar, o którym mowa wyżej może mieć w szczególności formę:

  • wniosku o podjęcie określonej inicjatywy legislacyjnej;
  • opinii na temat proponowanych rozwiązań prawnych, zawierającej symulacje skutków ich wdrożenia;
  • propozycji odbycia spotkania w celu omówienia określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji.
     

Po zgłoszeniu zamiaru przez przedstawiciela, pracownik Punktu Obsługi Klienta podejmuje określone czynności:

  • odbiera zaświadczenie lub oświadczenie o wpisie do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową oraz pisemne oświadczenie zawierające wskazanie podmiotów, na rzecz których przedstawiciel wykonuje działalność lobbingową;
  • dokonuje weryfikacji zamiaru w odniesieniu do kompetencji wojewody i w przypadku jej niepotwierdzenia wskazuje właściwy organ.
     

Oświadczenie, o wpisie do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli następującej treści: "Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.".     
 

W przypadku, gdy zamiar pochodzi od podmiotu niewpisanego do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, traktuje się go jak wniosek w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
 

Punkt Obsługi Klienta prowadzi ewidencję zgłoszeń działalności lobbingowej.
W ewidencji zamieszcza się:

  • dane podmiotu od którego pochodzi wystąpienie;
  • numer kolejny wpisu w rejestrze podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową – jeżeli jest wpisany do rejestru;
  • datę wpływu wystąpienia do Urzędu;
  • określenie przedmiotu wystąpienia, w tym postulowanych w nim rozwiązań;
  • wskazanie podmiotów, na rzecz których działalność lobbingowa jest wykonywana;
  • wskazanie wydziału (jednostki), którego sprawa dotyczy.


Po zarejestrowaniu w ewidencji zgłoszeń działalności lobbingowej pracownik Punktu Obsługi Klienta:

  • wręcza przedstawicielowi identyfikator z napisem „Przedstawiciel” i kieruje do dyrektora wydziału, który przygotował projekt rozporządzenia lub rozporządzenia porządkowego, lub
  • przyjmuje zgłoszenie zamiaru w formie pisemnej i przekazuje do załatwienia właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Urzędu.

Wydziały Urzędu oraz Punkt Obsługi Klienta zobowiązane są do odnotowania każdej próby podejmowania działalności lobbingowej przedstawiciela do tego nieupoważnionego i powiadomienia o tym Wojewody Podlaskiego.

Informacja o zdarzeniu, o którym mowa wyżej jest niezwłocznie przekazywana na piśmie ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej.

Wydział Urzędu, do którego zamiar przekazany został w formie pisemnej, udziela występującemu odpowiedzi na piśmie, zgodnie z postanowieniami działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego.

Dyrektor wydziału lub upoważniony przez niego pracownik zobowiązany jest do odbycia rozmowy z przedstawicielem.
Z przebiegu spotkania sporządza się notatkę służbową, zawierającą:

  • datę, miejsce spotkania oraz dane osób biorących w nim udział;
  • opis przebiegu spotkania - czego dotyczyła i jaki miała cel podjęta działalność lobbingowa;
  • podpisy pracowników biorących udział w spotkaniu.

Do notatki służbowej należy dołączyć wszelkie materiały informacyjne i dokumenty dostarczone przez przedstawiciela.
 

Dyrektor wydziału po odbyciu rozmowy, o której mowa wyżej, zobowiązany jest do niezwłocznego udostępnienia w Biuletynie Informacji Publicznej informacji w zakresie:

  • określenia podmiotu prowadzącego działalność lobbingową (z wyłączeniem danych adresowych osób fizycznych);
  • określenia sprawy, w której działalność lobbingowa była podejmowana, ze wskazaniem celu i zamierzonych efektów podejmowanej działalności.

Biuro Organizacji i Kadr opracowuje, do końca lutego każdego roku, informację o działaniach podejmowanych wobec organu w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową.

Informacja, o której mowa wyżej zawiera:

  • określenie spraw, w których zawodowa działalność lobbingowa była podejmowana;
  • wskazanie podmiotów, które wykonywały zawodową działalność lobbingową;
  • określenie form podjętej zawodowej działalności lobbingowej, wraz ze wskazaniem, czy polegała ona na wspieraniu określonych projektów, czy też na występowaniu przeciwko tym projektom;
  • wskazanie, jaki wpływ miał podmiot wykonujący zawodową działalność lobbingową w procesie stanowienia prawa w danej sprawie.

Wydziały Urzędu przekazują w terminie do dnia 30 stycznia każdego roku, do Biura Organizacji i Kadr, informację w zakresie określonym powyżej.

Informacja o działaniach podejmowanych wobec organu w roku poprzednim przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową, po podpisaniu przez Wojewodę Podlaskiego, podlega niezwłocznemu udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej.
 

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..